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I・N：日本通運には、個人の引越しのほかに、オフィス、学校、倉庫、病院といった移転の業務があります。
今回扱ったのは、移転申込情報や、下見記録情報、見積計算、作業計画などの情報を一括管理することをを目的とした基幹システムです。
全国の日本通運の移転担当者や、カスタマーサポート担当者が利用します。
システム利用者総定数は、約1,000名にのぼります。

I・N：日本通運の移転業務は、年間で大きな取扱い実績があるにもかかわらず、支店毎に独自の方法で管理されていました。
それによって、受付・受注・失注等の情報集約や、その情報を必要とする関係者全体への共有に手間と時間を要していること、見積・下見の手順の標準化が課題となっていました。

I・N：そのような状況を改善するために、移転情報を一元集約し、システム管理化することで、情報管理の業務負担や費用の削減を図るだけではなく、情報を活用できる体制を確立し、併せて見積・下見の手順の統一化をおこない、業務の拡販を図りたいという要望がありました。

I・N：日本通運の業務部門がイメージする機能概要、スケジュールのヒアリングや、背景・業務目標、システム化機能の整理をおこない、どの担当者に参画してもらうかのプロジェクト体制検討から取り組みを始めました。
プロジェクトメンバーのほとんどが他の業務と兼務のため、検討会スケジュールの確保と役割分担は厳密に実施しました。また、プロジェクトの関係者が多いため、コミュニケーションルールの作成と定着化を実施し、状況に合わせて何度かルールの改善を行いました。

I・N：私はシステムの構想段階より参画させて頂きましたが、移転業務の経験は無いため、システム化検討における必要性や重要度のニュアンスを掴むことが難しかったです。
業務部門に現場での経験談を伺いながらシステム化内容のディスカッションを繰り返し、時には実作業の見学に行ったりしました。

I・N：スケジュールの工数試算の誤りによる遅延や、気づきによる再検討、機能見直しも多くあり、増員や作業分担の見直しなどのリカバリ作業に追われ順調に進捗することの方が少なかったです。

しかし、システムオーナー（日本通運）とIT担当者（当社）という役割の違いはありますが、システム化検討においては、「良いものを作ろう」という意識が浸透しており、参加者全員が意見を出し合い、チームで物作りをすることの楽しさを実感する場面がありました。また、プロジェクトが進むにつれて頼りにされることが増え、自分自身のモチベーションUPに繋がりました。